Оформление журнала регистрации трудовых договоров

Согласно постановлению Росархива от 2000 года, существует перечень архивных бумаг, которые подлежат учету и трудовые договора включены в него. На практике работодатели проводят регистрационную процедуру в специальном сводном документе — журнале регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, образец которого можно скачать ниже. 

Указанное постановление не обязует организации относительно формы учета документации, то есть учреждения вправе самостоятельно выбирать наиболее приемлемый вариант.

Важно: журнал в отличие от книги необходимо прошивать и пломбировать, однако книга должна храниться на предприятии 75 лет.

Следующее преимущество журнала регистрации – это быстрый доступ к необходимой информации, к примеру, если возникает необходимость подать какие-то сведения судебным инстанциями в связи с иском бывшего работника.

Кроме того регистрационный журнал оптимизирует документооборот в отношении учета трудовых договоров и соглашений, что дает без проблем решать внутренние дела организации.

Журнал в сегодняшнее время доступно приобрести уже полностью готовым к использованию, при этом существуют примечания для дополнительной информации.

Также регистрации подлежат и иные кадровые документы. Скачать образец журнала регистрации:

• приказов по личному составу;
• входящих документов.

Как заполнять журнал регистрации договоров и соглашений трудового типа

Правильное выполнение нумерации записей в регистрационном журнале играет важную роль в ведении документа, чтобы при ее проставлении не возникало проблем необходимо соблюдать определенные правила:

• В «Пункте по порядку» необходимо ставить порядковое число трудового договора в журнале, какая по счету запись, а не номер, указанный на контракте, для которого существует индивидуальная полоса;

Важно: внесение в данную графу номера соглашения является самой распространенной ошибкой.

• В графе 3 указывается исключительно порядковое число основного трудового договора, а вот уже номер дополнительного соглашения пишется в графе N10.

При заполнении журнала не обязательно придерживаться строгих правил в соответствии с его формированием, например, графу 3 с номером договора можно разделить на две части и указывать одновременно номер основного трудового договора и дополнительного соглашения или нескольких, это даст возможность в полной мере применять информацию о той или иной документации.

Важно: журнал формируется согласно общим правилам, принятым в российском делопроизводстве, и является основой для регистрации документов.

Его оформление не имеет никаких сложностей, необходимо только учитывать определенные нюансы.

Обложка журнала регистрации должна состоять из жесткого или полужесткого материала, это обеспечит ей долговечность.

• Бумагу для листов лучше применять офисную проклеенную с плотностью не менее 60 граммов на кв. метр.
• Титульный лист должен нести информацию о наименовании организации, названии самого документа с датой начала и конца ведения документа.
• Нумерация страниц выполняется перед началом применения.
• Первая страница остается не тронутой или применяется для образца заполнения документа в дальнейшем.
• Вторая страница содержит данные людей, которые имеют отношение к заполнению журнала:
• ФИО и личные данные;
• Номер;
• Период;
• Должности;
• Основание – приказ;
• Ставиться их подпись.
• Далее на каждом развороте документа указываются данные сотрудников:
• Порядковый номер записи;
• Номер трудового договора и дополнительных соглашений к нему;
• Необходимые данные и должность;
• Данные об образовании;
• Структурное подразделение;
• Даты заключения и расторжения соглашений;
• Информация о качестве выполняемой работы.
• Последняя страница регистрационного журнала несет сведения о периоде закрытия, прошивания, опечатывания и сдачи в архив.

Важно: дата указывается прописью, также указывается перечень контрактов и соглашений, относительно которых были сделаны записи, количество исписанных страниц, личные данные и подпись сотрудника выполнившего заполнение.

Если в журнале регистрации была допущена ошибка, его необходимо досрочно закрывать, при этом на последней странице необходимо написать, что закрытие было досрочное из-за допущенной ошибки, за это штрафов не будет.

Образец оформления

Образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — скачать.