Журнал регистрации входящих документов образец excel

На производстве вся поступающая документация должна «оприходоваться» согласно внутренним правилам делопроизводства. Сегодня существуют электронные формы учета, однако образец журнала регистрации в бумажном виде входящих документов применяется еще на многих предприятиях.

Существуют документы, которые подлежат обязательной регистрации, и те, для которых данное действие не требуется.

Секретарь сортирует входящую документацию согласно требованиям. Что регистрировать, установлено внутренними положениями предприятия.

Однако существует общепринятый перечень вносимых в журнал документов, среди них:

Личные письма сотрудников предприятия;
Анонимные бумаги;
Документы от прочих организаций без идентификации;
Коммерческие предложения, проспекты;
Пригласительные, помимо официальных;
Поздравительные открытки;
Корреспонденция;
Бухгалтерская документация, не имеющая сопровождения.

Также организация может вести раздельную регистрацию, тогда для корреспонденции предназначенной подразделениям там имеется свой образец журнала.

Также на предприятии могут вести регистрационные журналы для:

трудовых договоров;

приказов по личному составу.

Правила регистрации входящих документов в журнале

Обрабатывать входящую почту необходимо с учетом правил:

Документ, имеющий отношение к работе предприятия и нуждающийся в ответе руководства следует учитывать согласно правилам делопроизводства;
Регистрация входящих документов происходит в день поступления;
Каждый документ учитывается единично, все его копии и повторные дубликаты регистрируются под одним номером с оригиналом;
Каждый номер должен быть уникальным – это своего рода идентификатор, благодаря которому можно отслеживать передвижение письма.

Структура и оформление журнала входящей документации

Унифицированной формы журнал не имеет, каждое предприятие располагает правом разрабатывать образец согласно необходимости.

Однако журнал регистрации входящих документов составляется следующим образом:

Регистрационный номер – состоящий из уникального сочетания букв и цифр, вносится в журнал и ставится на документе;
Дата вхождения;
Наименование отправителя;
Название входящего письма или краткое ясное описание;
Адресат – кому предназначена корреспонденция.
Если адресатов много необходимо посредством столбца отметить перемещение документа к конечному адресату.

Далее можно выделять графы по своему усмотрению и согласно внутренним потребностям организации.

Если фиксируется исходящая документация – указывается ФИО получателя и ответственное лицо за пересылку.

Основные требования к оформлению журнала заключены в следующем:

Вся входящая документация регистрируется в едином журнале;
Для ее регистрации назначают приказом директора ответственного сотрудника;
Нумерация выполняется в порядке поступления писем;
Ежегодно она начинается заново;

Важно: журнал ежегодно заводить не обязательно.

В остальном все выполняется по требованию производственных особенностей. Руководство само вправе выбирать, какая форма учета более приемлема для организации – электронная или бумажная, оба эти вида имеют законное основание.

Регистрировать посредством компьютера бумаги особенно просто, использовав таблицы в офисных программах Word, Excel. Такую книгу можно защитить от входа посторонних лиц паролем, сделав ее доступной только для уполномоченных лиц.

Можно использовать в виде журнала для входящих бумаг на маленьких фирмах обычную тетрадь.

Бумажный образец журнала регистрации все-таки необходимо использовать для особо важных входящих документов, информация о которых подлежит длительному архивному хранению, этот вариант более предпочтительный в данном случае.