Тамара Григорьевна Подотчетные лица, отчитываясь об истраченных подотчетных суммах перед работодателем, предоставляют заполненный бланк авансового отчета, составленного с применением типового бланка АО-1. В этом документе они показывают, какая сумма и на что были ими потрачена.
Выданные организацией авансы можно истратить только на нужды компании – купить расходные материалы, покрыть командировочные, представительские расходы и иные траты компании.
Авансовый отчет частично заполняется представителем работодателя в момент выдачи денежных средств, после того как сумма аванса будет израсходована, работник обязан отчитаться перед работодателем о произведенных расходах. Если деньги остались, то их надлежит сдать в кассу с оформлением приходного кассового ордера. Если денег не хватило, об этом следует сообщить руководству, необходимая сумма будет выдана на руки подотчетному лицу с оформлением расходного кассового ордера. Список лиц, которым можно выдавать деньги под отчет, закрепляется в приказе о подотчетных лицах.
Подотчетное лицо не сможет получить новую сумму аванса до тех пор, пока не предоставит авансовый отчет о предыдущих авансах. Скачать бланк авансового отчета форма АО-1 и образец заполнения данного бланка можно внизу статьи.
Образец заполнения АО-1
Бланк авансового отчета заполняются с двух сторон. На титульном листе вносятся данные о названии организации, номере и дате авансового отчета, данные о подотчетном лице (ФИО, табельный номер, должность). Следует указать, на какие цели выдается подотчетная сумма.
На оборотной стороне подотчетное лицо заполняет таблицу с перечнем произведенных расходов. Все расходы должны документально подтверждаться (чеки, ордера, квитанции, иные документы). Бухгалтер в этой таблице напротив каждой суммы указывает номер счета, в дебет которого будет отнесена сумма расхода. Под таблицей работника должен поставить свою подпись, подтверждая верность изложенных сведений.
На титульной части авансового отчета бухгалтер заполняет данные:
- о сумме аванса (выданной и израсходованной);
- о сумме перерасхода или остатка;
- о бухгалтерских проводках, отражающих операции по расходованию средств.
Авансовый отчет должны заверять подписи ответственных лиц – главного бухгалтера, бухгалтера или кассира, выдавшего деньги.
Под линией отреза находится расписка, в которой проверяющее лицо заносит сведения о том, что предоставленный подотчетным лицом бланк авансового отчета принят и проверен. Расписка отрывается по линии и передается работнику в качестве подтверждения, что он по потраченных средствах отчитался.
Вместе с авансовым отчетом передается и вся документация, подтверждающая траты.
Правильное оформление
Авансовый отчет форма АО-1 – скачать бланк.
Авансовый отчет образец заполнения АО-1 – скачать образец заполнения.
