Тамара Григорьевна Личное дело заводится на сотрудника в обязательном порядке, если он работает в бюджетном учреждении. В частной организации необходимость заведения личного дела не всегда актуальна и подкрепляется нормативными локальными актами.
В личное дело работника входит ряд документов, содержащих персональные данные и информацию, связанную с выполняемой работой сотрудника. Оно также содержит фото сотрудника, обновляемое раз в пять лет. Однако в большинстве организаций это происходит, когда работнику исполняется 20 или 45 лет, как при смене паспорта.
Состав личного дела работника
В личное дело сотрудника входят следующие группы документов:
- необходимые при приеме на работу – в основном, это копии документов. В этот перечень входят копия паспорта, копии диплома или аттестата об образовании, копия СНИЛС, копия военного билета для мужчин, копия ИНН. В некоторых организациях (связанных с пищевым производством или торговлей, работой с детьми, медициной, управлением транспортными средствами и т. д.) требуются справки о прохождении медицинских осмотров и обследований. В ряд учреждений нужны документы, подтверждающие отсутствие судимостей (например, в милицию или на другие виды государственной службы).
- связанные с приемом на работу – заявление сотрудника о приеме на работу, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу, копия разворота трудовой книжки с записью о приеме на работу – как внести запись.
- появляющиеся во время работы сотрудника в организации – это самая большая часть личного дела – приказы о переводе сотрудника, объяснительные, медицинские справки и т. д.
Особенности ведения личных дел сотрудников
Нужно вести личное дело весь тот период времени, пока сотрудник работает в компании. Необходимо помнить о своевременном внесении записей в разделы личного дела.
Когда в личных данных работника происходят изменения (смена фамилии, семейного положения и т. д.), нужно обязательно сообщить в отдел персонала. Обычно пишется заявление и прилагаются нужные документы. В отделе персонала в личное дело заносятся данные, снимаются необходимые копии, а оригиналы возвращаются сотруднику.
Все записи заносятся синей или черной шариковой ручкой. При необходимости ставится печать организации. Очень важно располагать документы в строгой хронологической последовательности. Каждый лист нумеруется. Краткие сведения о каждом документе содержатся в краткой описи.
Если работник увольняется, личное дело вынимается из папки и прошивается, после чего отправляется в архив организации.
Также в дело помещают внутреннюю опись документов, образец которой можно скачать здесь.
