Тамара Григорьевна Личное дело сотрудника значительно улучшает работу кадрового отдела. Это упорядоченный набор информации о трудовой деятельности работника, которsq заводится в течение первых семи дней после приема на работу.
Личное дело включает в себя все передвижения работающего в компании вплоть до последнего рабочего дня. Так же личное дело открывается на студента, но только с информацией о его обучении.
Если учреждение не является государственным, а частным, то личное дело заводится только на часть сотрудников, в основном на руководителей, заместителей и кассиров.
Состав личного дела
К личному делу прикрепляются в основном копии документов, в состав личного дела включают:
- Заявление о принятии на работу
- Резюме и характеристики с предыдущих мест работы
- Анкета
- Подписанный контракт или договор
- Документы об образовании (дипломы или свидетельства)
- Данные паспорта и семейное положение
- Документы, подтверждающие занимающую должность
- Личнаая карточка Т-2
- Заявление об увольнении
- Различные приказы, связанные с деятельностью работника
- Иные документы, имеющие к нему отношение
- Список всех документов, прикрепленных в личное дело – опись личного дела.
Все документы должны находиться в порядке хронологии. По окончании дела при увольнении – документы переносятся в архив. Исключение составляют госслужащие – их дела хранятся в течение 10 лет в отделе кадров, так как далее могут передаваться по новому месту работы. В архиве документы находятся не более 75 лет.
Оформление, обработка и хранение
Личные дела на предприятиях ведутся в произвольном виде, однако титульный лист оформляется в определенном формате, установленном ГОСТом. Обязательно определяется порядковый номер дела, он пишется в правом верхнем углу. Дату открытия и закрытия дела, количество страниц (их не должно превышать 250) – в нижнем правом углу. Название предприятия или подразделения пишется по центру обложки. Там же добавляют номер личного дела (такой же, как и в правом верхнем углу), а ниже – инициалы кадра.
Все личные дела работников должны быть зарегистрированы в специальном журнале для облегчения поиска и сохранности всех прилагающих документов.
Храниться они должны в специальном шкафу или помещении (если большой штат сотрудников), где папки расставлены вертикально в алфавитном порядке или по нумерации.
Это персональные данные, доступ к которым разрешен только сотрудникам отдела кадров и руководителю. Другие должностные лица предприятия также вправе получить необходимую информацию, но только с разрешения руководства и только интересующую ее часть.
