Журнал регистрации входящих документов образец excel

Составления журнала регистрации входящей документации


На производстве вся поступающая документация должна «оприходоваться» согласно внутренним правилам делопроизводства. Сегодня существуют электронные формы учета, однако образец журнала регистрации в бумажном виде входящих документов применяется еще на многих предприятиях.

Существуют документы, которые подлежат обязательной регистрации, и те, для которых данное действие не требуется.

Секретарь сортирует входящую документацию согласно требованиям. Что регистрировать, установлено внутренними положениями предприятия.

Однако существует общепринятый перечень вносимых в журнал документов, среди них:

  • Личные письма сотрудников предприятия;
  • Анонимные бумаги;
  • Документы от прочих организаций без идентификации;
  • Коммерческие предложения, проспекты;
  • Пригласительные, помимо официальных;
  • Поздравительные открытки;
  • Корреспонденция;
  • Бухгалтерская документация, не имеющая сопровождения.

Также организация может вести раздельную регистрацию, тогда для корреспонденции предназначенной подразделениям там имеется свой образец журнала.

Также на предприятии могут вести регистрационные журналы для:

Правила регистрации входящих документов в журнале

Обрабатывать входящую почту необходимо с учетом правил:

  • Документ, имеющий отношение к работе предприятия и нуждающийся в ответе руководства следует учитывать согласно правилам делопроизводства;
  • Регистрация входящих документов происходит в день поступления;
  • Каждый документ учитывается единично, все его копии и повторные дубликаты регистрируются под одним номером с оригиналом;
  • Каждый номер должен быть уникальным – это своего рода идентификатор, благодаря которому можно отслеживать передвижение письма.

Структура и оформление журнала входящей документации

Унифицированной формы журнал не имеет, каждое предприятие располагает правом разрабатывать образец согласно необходимости.

Однако журнал регистрации входящих документов составляется следующим образом:

  • Регистрационный номер – состоящий из уникального сочетания букв и цифр, вносится в журнал и ставится на документе;
  • Дата вхождения;
  • Наименование отправителя;
  • Название входящего письма или краткое ясное описание;
  • Адресат – кому предназначена корреспонденция.
  • Если адресатов много необходимо посредством столбца отметить перемещение документа к конечному адресату.

Далее можно выделять графы по своему усмотрению и согласно внутренним потребностям организации.

Если фиксируется исходящая документация – указывается ФИО получателя и ответственное лицо за пересылку.

Основные требования к оформлению журнала заключены в следующем:

  • Вся входящая документация регистрируется в едином журнале;
  • Для ее регистрации назначают приказом директора ответственного сотрудника;
  • Нумерация выполняется в порядке поступления писем;
  • Ежегодно она начинается заново;

Важно: журнал ежегодно заводить не обязательно.

  • В остальном все выполняется по требованию производственных особенностей. Руководство само вправе выбирать, какая форма учета более приемлема для организации – электронная или бумажная, оба эти вида имеют законное основание.

Регистрировать посредством компьютера бумаги особенно просто, использовав таблицы в офисных программах Word, Excel. Такую книгу можно защитить от входа посторонних лиц паролем, сделав ее доступной только для уполномоченных лиц.

Можно использовать в виде журнала для входящих бумаг на маленьких фирмах обычную тетрадь.

Бумажный образец журнала регистрации все-таки необходимо использовать для особо важных входящих документов, информация о которых подлежит длительному архивному хранению, этот вариант более предпочтительный в данном случае.

Образец оформления

Образец журнала регистрации входящих документов — скачать.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.


© 2018 Работникам и работодателям ·  Дизайн и техподдержка: Goodwinpress.ru