Журнал регистрации входящих документов образец excel
Бесплатная консультация юриста: +7(499)653-60-72 доб.445, +7(812)426-14-07 доб. 394


Составления журнала регистрации входящей документации




На производстве вся поступающая документация должна «оприходоваться» согласно внутренним правилам делопроизводства. Сегодня существуют электронные формы учета, однако образец журнала регистрации в бумажном виде входящих документов применяется еще на многих предприятиях.

Существуют документы, которые подлежат обязательной регистрации, и те, для которых данное действие не требуется.

Секретарь сортирует входящую документацию согласно требованиям. Что регистрировать, установлено внутренними положениями предприятия.

Однако существует общепринятый перечень вносимых в журнал документов, среди них:

  • Личные письма сотрудников предприятия;
  • Анонимные бумаги;
  • Документы от прочих организаций без идентификации;
  • Коммерческие предложения, проспекты;
  • Пригласительные, помимо официальных;
  • Поздравительные открытки;
  • Корреспонденция;
  • Бухгалтерская документация, не имеющая сопровождения.

Также организация может вести раздельную регистрацию, тогда для корреспонденции предназначенной подразделениям там имеется свой образец журнала.

Также на предприятии могут вести регистрационные журналы для:

Правила регистрации входящих документов в журнале

Обрабатывать входящую почту необходимо с учетом правил:

  • Документ, имеющий отношение к работе предприятия и нуждающийся в ответе руководства следует учитывать согласно правилам делопроизводства;
  • Регистрация входящих документов происходит в день поступления;
  • Каждый документ учитывается единично, все его копии и повторные дубликаты регистрируются под одним номером с оригиналом;
  • Каждый номер должен быть уникальным – это своего рода идентификатор, благодаря которому можно отслеживать передвижение письма.

Структура и оформление журнала входящей документации



Унифицированной формы журнал не имеет, каждое предприятие располагает правом разрабатывать образец согласно необходимости.

Однако журнал регистрации входящих документов составляется следующим образом:

  • Регистрационный номер – состоящий из уникального сочетания букв и цифр, вносится в журнал и ставится на документе;
  • Дата вхождения;
  • Наименование отправителя;
  • Название входящего письма или краткое ясное описание;
  • Адресат – кому предназначена корреспонденция.
  • Если адресатов много необходимо посредством столбца отметить перемещение документа к конечному адресату.

Далее можно выделять графы по своему усмотрению и согласно внутренним потребностям организации.

Если фиксируется исходящая документация – указывается ФИО получателя и ответственное лицо за пересылку.

Основные требования к оформлению журнала заключены в следующем:

  • Вся входящая документация регистрируется в едином журнале;
  • Для ее регистрации назначают приказом директора ответственного сотрудника;
  • Нумерация выполняется в порядке поступления писем;
  • Ежегодно она начинается заново;

Важно: журнал ежегодно заводить не обязательно.

  • В остальном все выполняется по требованию производственных особенностей. Руководство само вправе выбирать, какая форма учета более приемлема для организации – электронная или бумажная, оба эти вида имеют законное основание.

Регистрировать посредством компьютера бумаги особенно просто, использовав таблицы в офисных программах Word, Excel. Такую книгу можно защитить от входа посторонних лиц паролем, сделав ее доступной только для уполномоченных лиц.

Можно использовать в виде журнала для входящих бумаг на маленьких фирмах обычную тетрадь.

Бумажный образец журнала регистрации все-таки необходимо использовать для особо важных входящих документов, информация о которых подлежит длительному архивному хранению, этот вариант более предпочтительный в данном случае.

Образец оформления



Образец журнала регистрации входящих документов — скачать.


Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 - Москва - ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 - Санкт-Петербург - ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь - если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!




Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.



© 2018 Работникам и работодателям ·  Дизайн и техподдержка: Goodwinpress.ru